Sie wählen Ihren Veranstaltungsort anhand einiger Kriterien aus, die für Ihre Zielsetzung und Ihr Thema wichtig sind. Bevor Sie eine endgültige Wahl treffen, sollten Sie die Antwort auf eine Reihe praktischer Fragen kennen. Die folgende praktische Liste bringt Sie zum Nachdenken über offensichtliche und weniger offensichtliche Aspekte der Raumvermietung und -verwaltung.
Fragen zum Timing
Ist der Veranstaltungsort an Ihrem Veranstaltungstermin noch frei?
Nutzen Sie die Location während Ihrer Veranstaltung exklusiv?
Ab welchem Tag und zu welcher Uhrzeit können Sie die Halle zum Aufbau besuchen? Bis wann Abbau?
Können Sie die Location den ganzen Tag und Abend nutzen?
Gibt es eine obligatorische Endzeit, die Sie berücksichtigen sollten?
In welchen Bereichen sind Zahlencodes und Sicherheitsmechanismen vorhanden?
Bis wann kann abends oder nachts ein Abschlussempfang stattfinden?
Müssen Sie ab einer bestimmten Uhrzeit für Sicherheit sorgen?
Fragen zum Raum selbst
Was ist die genaue Kapazität des Standorts in all seinen Teilen und Modalitäten (Sitzen, Stehen)?
Können Sie einen Raumplan mit den richtigen Maßen bekommen?
Welche Flächen im Innen- oder Außenbereich (Gärten / Teiche) können Sie laut Mietvertrag nutzen?
Ändert sich die Leistung Ihrer Veranstaltung wesentlich, wenn sich die Wetterbedingungen ändern?
Reichen die sanitären Anlagen für Ihre erwartete Teilnehmerzahl aus?
Sind alle Bereiche für Menschen mit Behinderungen gleichermaßen zugänglich?
Gibt es genügend Parkplätze für alle Ihre Gäste?
Ist der Parkplatz frei zugänglich oder benötigen Sie einen Code?
Gibt es eine interne Sicherheit oder einen sicheren Ort für die von Ihnen mitgebrachten Waren?
Gibt es eine Garderobe? Werden Nummern bereitgestellt oder bringen Sie am besten Ihre eigenen mit?
Ist die Anlieferung all Ihrer Materialien problemlos machbar – kann der Fahrer seine Fracht problemlos zur Abladestelle fahren?
